OBSERVÂNCIA OBRIGATÓRIA

Nossas políticas devem alcançar “todos” os nossos parceiros, fornecedores e intermediários uma vez que qualquer conduta inadequada pode gerar impactos negativos à empresa e corrermos o risco de responsabilidade solidária ou subsidiária em diversas esferas jurídicas. Ao ser admitido no cadastro de prestadores/fornecedores da PS SOLUÇÕES, é fundamental que o parceiro conheça nossas políticas, condutas e procedimentos. A conduta inadequada ou desconforme às normas pode acarretar desde a rescisão contratual com aplicação das multas previstas, até a denúncia a autoridades públicas e busca por indenização por danos materiais, morais e responsabilização civil e criminal (se for o caso). As políticas que se seguem são de cumprimento irrestrito:

ISONOMIA

Parceiros comerciais, fornecedores, representantes comerciais, agentes, corretores, despachantes, consultores, advogados, contadores etc., ao contratarem com a PS SOLUÇÕES são submetidos às mesmas regras e restrições previstas nesse programa de compliance e terão tratamento igualitário, não se admitindo quaisquer espécies de facilitações e privilégios.

TRANSPARÊNCIA

A PS SOLUÇÕES não tolera nenhuma espécie de prática ilícita e todo ato deve ser praticado e documentado com absoluta precisão e transparência. Sendo dever de nossos parceiros, colaboradores, funcionários, dirigentes, intermediários, etc., ao tornar conhecimento de ato desconforme às nossas normas e políticas, informá-los imediatamente, através de um de nossos canais de denúncia. Um procedimento de investigação será aberto e buscará a verdade de forma técnica, com a máxima imparcialidade, tempestividade, segurança e sigilo da declaração prestada. A empresa está empenhada em proteger o denunciante, mantendo a comunicação em sigilo e evitando qualquer tipo de retaliação, desde que a informação seja verdadeira e verificável. Em caso de omissão, serão penalizados todos os agentes que tomaram conhecimento do fato e não o comunicaram (não toleramos como justificativa, a teoria da cegueira generalizada e a responsabilização é objetiva).

DUMPING REPUTACIONAL

Em nossas análises de risco de contratação, verificamos se nossos parceiros são cumpridores das leis no que se refere às normas referentes aos direitos trabalhistas (saúde, segurança e meio ambiente do trabalho). Se são cumpridores de normas referentes a direito comercial e financeiro. Se atuam conforme as leis anticorrupção, antissuborno, lavagem de dinheiro, financiamento ao terrorismo e normas gerais de meio ambiente (licenciamentos, concessões, autorizações etc.). A empresa tomará todas as medidas necessárias para que não seja envolvida em escândalos de forma direta ou indireta.

LEALDADE CONTRATUAL

É condição sine qua non para contratar com a PS SOLUÇÕES que o parceiro comercial siga altos padrões de ética e transparência. Exigimos o cumprimento dos procedimentos e boas práticas adotados pela empresa, incluindo a revisão do ato praticado, pelo nosso jurídico/compliance, e, no que se refere à revisão, alteração e rescisão contratual (due dilligence de aquisição, durante e pós contrato).

RESPONSABILIDADES DO PARCEIRO COMERCIAL

É dever dos nossos contratados em geral (parceiros, representantes, intermediários, agentes, fornecedores etc.) gerirem as relações com seus contratados por sua conta e risco, observando sempre e em qualquer circunstância, nossas políticas de contratação, ética e transparência. É de total responsabilidade de TODOS os intermediários, as relações que estabelece com SEUS clientes e fornecedores, não admitindo a PS soluções em nenhuma hipótese, concessão de vantagens ou promessas de vantagens indevidas: dinheiro, bônus, percentuais, e ou qualquer espécie de benefícios em suas tratativas com a finalidade de fechar negócios, seja com pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Toda e qualquer situação indicativa de corrupção (red flag), em qualquer grau ou esfera deverá ser reportada ao Compliance Officer ([email protected]). Os intermediários, parceiros comerciais e representantes não se submetem a nenhuma regra de exclusividade com a PS SOLUÇÕES, no entanto ficam vedadas as relações com empresas concorrentes e é dever do agente externo apresentar lista de suas representadas a fim de garantir que não haja divergências concorrenciais.

RESPONSABILIDADE DO AGENTE INTERNO

Em primeiro lugar, nosso agente interno deve saber quem é o parceiro comercial a ser contratado e, se a proposta de custo apresentada, é coerente. Nosso procedimento de diligência prévia de aquisição (Due Diligence) deve assegurar a idoneidade do parceiro, devendo o fornecimento/desempenho ser monitorado e avaliado periodicamente, por meio de relatórios e comunicações. Cobranças indevidas e fora do escopo, adiantamentos sem a recepção do produto ou serviço, devem ser imediatamente comunicadas ao jurídico/compliance. Nosso agente, responsável pela aquisição deve agir com máxima diligência na condução dos negócios da empresa e observar a lealdade contratual em todos os níveis, sob pena de responsabilização. Nossos parceiros comerciais devem ser tratados com respeito e urbanidade e o responsável pela requisição/pedido deve encaminhar ao fornecedor/prestador, tempestivamente, a ordem de serviço/pedido para que o parceiro cumpra sua obrigação no prazo pactuado. A desídia ou falta de atenção do agente interno, em relação aos procedimentos obrigatórios e prazos podem gerar, desde uma advertência até uma demissão por justa causa, a depender do prejuízo experimentado pela empresa e ainda, cobrança judicial dos danos materiais causados.

DUE DILIGENCE

Ao conduzir negócios com a PS SOLUÇÕES, em nome dela ou por ela, os agentes internos responsáveis pelo ato devem, antes de estabelecer qualquer relação comercial, realizar e documentar o procedimento de due diligence. Em primeiro lugar deve avaliar se a contratação é realmente necessária e se a necessidade não pode ser suprida por recursos já existentes na empresa (princípio da economia). No entanto, se, se verificar que a contratação do terceiro/intermediário é absolutamente necessária, o próximo passo é descrever as qualificações e expertises que justificam a aquisição do produto ou serviço. Para parceiros de negócios PS, o escopo da due diligence deve demonstrar os riscos da contratação para a empresa, red flags (sinais vermelhos/alerta) – são sinais de que a contratada/contratante precisa ser melhor analisada antes da formalização da relação contratual e ou, celebração do negócio jurídico. Os procedimentos de due diligence serão realizados pelo solicitante da contratação, revistos e aprovados pelo Compliance Officer e depois visados pela diretoria executiva.

A PS Soluções se reserva o direito de promover diligências razoáveis e adequadas a fim de levantar dados sobre a idoneidade e responsabilidades de suas contratadas e contratantes e esse procedimento pode ser bastante simples (basta uma pesquisa Google) deve estar documentado em instrumento próprio (Search diligence) que resultará num relatório simples que contenha:

1) Qualificação da contratada: (nome, razão social, CNPJ, filiais etc.);
2) Necessidade da contratação;
3) Diferenciais (experiência/qualificação);
4) Situação jurídica: saúde financeira, processos judiciais (quais); envolvimento em escândalos de corrupção, prática de atos ilícitos, cumprimento de ajustamento de conduta, danos ao meio ambiente etc.
5) Riscos da contratação
6) A contratada tem programa de compliance?
7) Assinatura do termo de conhecimento.

OFICIALIDADE

Todas as relações comerciais e negócios celebrados entre a PS SOLUÇÕES e seus parceiros devem estar documentados em seus termos, documentos internos e contratos escritos e solenes, respeitados os princípios: pacta sunt servanda (o contrato faz lei entre as partes), liberdade contratual, a proposta vincula o proponente etc. e normas gerais de Direito Contratual. De modo que, qualquer exigência ou proposta de vantagem (ainda que lícita), mas não prevista em contrato, é considerada inexistente de pleno direito.

ONEROSIDADE LÍCITA

O programa de integridade/transparência não admite que as comissões e valores acordados com os intermediários em geral sejam considerados devidos, até que o negócio seja celebrado oficialmente e a PS SOLUÇÕES haja recebido sinal, primeiro pagamento (parcelamento ou contrato fracionado) ou o pagamento na íntegra, caso desse modo tenha sido convencionado. Caso contrário, não são admitidos adiantamentos sobre promessas de celebração de contrato em respeito aos princípios da boa fé e da isonomia.

CONFLITO DE INTERESSE DE ORDEM COMERCIAL

Ocorre o conflito quando o agente interno usa de sua posição ou influência em benefício ou interesses próprios, contrariando as políticas e interesses da empresa. Nesse sentido a PS SOLUÇÕES veda expressamente:

1) Que se conceda oportunidades de negócios, trocas ou entrega de informações privilegiadas (insider trading) para ganhos pessoais ou em benefício de familiares, amigos, cônjuge ou parentes;
2) Que o agente interno seja sócio, investidor de fornecedora ou prestadora de serviços, ou que faça parte de grupo econômico familiar da prestadora/fornecedora;
3) Que o agente PS SOLUÇÕES receba dinheiro, presentes, bens de qualquer valor, comodidades, vantagens etc. (vide políticas de hospitalidade, cortesias, brindes e entretenimentos);
4) Que influencie os resultados de concorrências ou licitações envolvendo proposta de fornecimento;
5) Caso o agente, involuntariamente, se veja envolvido num dilema ético, dessa natureza, deve realizar report imediato ao compliance officer e seu superior hierárquico;
6) Se não houver outro fornecedor, o agente sob suspeição, deve ser afastado da contratação, por meio de justificativa escrita e assinada pelo compliance officer e a decisão sobre a compra, venda ou contratação deve partir da área de suprimentos.